Planowanie i organizacja
- Konsultacje wstępne – omówienie celów konferencji, tematyki, grupy docelowej, budżetu.
- Opracowanie harmonogramu – ustalenie terminów, harmonogramów sesji naukowych, warsztatów i przerw.
- Rejestracja uczestników – zarządzanie systemem rejestracji online, płatnościami i potwierdzeniami.
- Koordynacja prelegentów – kontakt z zaproszonymi naukowcami, organizacja ich wystąpień, dostarczanie niezbędnych materiałów.
- Sponsorzy – wsparcie w negocjacjach ze sponsorami.
- Administracja – pełna obsługa administracyjna dokumentacji związanej z wydarzeniem (umowy, oferty).
Obsługa techniczna
- Obsługa audio-wideo – nagłośnienie, transmisja na żywo, nagrania sesji.
- Tłumaczenie symultaniczne – organizacja tłumaczy i sprzętu do tłumaczeń.
- Zarządzanie systemami online – platformy do transmisji hybrydowych, live chatów, platformy dla sesji Q&A.
Zarządzanie dniem konferencji
- Obsługa recepcji – rejestracja uczestników na miejscu, wręczanie materiałów konferencyjnych, identyfikatorów.
- Koordynacja sesji – organizacja moderacji paneli, wsparcie dla prelegentów w kwestiach technicznych.
- Zarządzanie czasem – pilnowanie harmonogramu i płynności wydarzenia.
Lokalizacja i logistyka
- Wybór miejsca – pomoc w znalezieniu odpowiedniego miejsca (centrum konferencyjne, hotel, uniwersytet), negocjacje cen.
- Zakwaterowanie – organizacja noclegów dla uczestników, prelegentów i gości.
- Transport – organizacja transportu dla uczestników (transfery z lotniska, transport lokalny).
- Catering – organizacja przerw kawowych, obiadów, kolacji czy bankietów.
Marketing i promocja
- Stworzenie strony internetowej konferencji – pełne zarządzanie treścią, rejestracją i informacjami dla uczestników.
- Promocja w mediach społecznościowych – kampanie promujące wydarzenie na Facebooku, LinkedIn, Twitterze i innych platformach.
- Materiały promocyjne – projekt i druk plakatów, ulotek, programów konferencji, identyfikatorów dla uczestników.
- Kontakt z mediami – wysyłka zaproszeń, współpraca z dziennikarzami, przygotowanie informacji prasowych.
Podsumowanie
- Ankiety dla uczestników – zbieranie opinii po wydarzeniu, analiza wyników.
- Raport końcowy – statystyki dotyczące frekwencji, analiza budżetu, sukcesów i wyzwań wydarzenia.
- Materiały pokonferencyjne – dystrybucja nagrań, publikacja wystąpień w mediach społecznościowych, newslettery do uczestników.